Informações do Projeto

• Projeto: Workflow
• Categoria: Sistema Web
• Cliente: Coca-Cola FEMSA
• Data Projeto: Set/2020
• Site Cliente: https://coca-cola-femsa.com.br/

Workflow - Coca-Cola FEMSA

Em 2018, a Coca-Cola FEMSA identificou a necessidade premente de desenvolver uma ferramenta personalizada para gerenciar seus Workflows. Esse projeto se destacou como um caso de sucesso, uma vez que todo o processo anteriormente era conduzido por meio de planilhas do Excel, o que resultava na perda de informações e documentos, controle de prazos desafiador, dificuldade na administração de metas, falta de visibilidade sobre o andamento de cada Workflow, o desempenho de cada área, e quais atividades estavam dentro dos prazos estabelecidos, bem como aquelas que precisavam ser acompanhadas para garantir a entrega de informações e documentos nos Workflows.

O objetivo principal deste aplicativo é o controle de projetos, abrangendo 14 tipos distintos de Workflows, cada um com suas características únicas:

WF01 - Mudança na fórmula de produto produzido.

WF02 - Lançamento de novo SKU produzido.

WF03 - Produção de SKU ativo em nova planta/linha.

WF04 - Lançamento de novo SKU de produto para revenda.

WF05 - Alterações em produtos de revenda que não afetem o SKU.

WF06 - Alterações nos insumos/visual de produtos produzidos.

WF07 - Campanhas, aumento de preço ou promoções de produtos produzidos que afetem a embalagem.

WF08 - Alteração na velocidade nominal da linha (Rotuladora/Enchedora).

WF09 - Início de nova linha de produção.

WF10 - Alteração na paletização.

WF11 - Alteração no shelf life.

WF12 - Estudo de viabilidade.

WF13 - Comercialização de produtos produzidos.

WF14 - Autorização de 'Paradas Autorizadas'.

Cada um desses Workflows possui seus próprios departamentos e cada departamento possui atribuições e SLAs específicos. Por exemplo, o WF01 - Mudança na fórmula de produto produzido envolve nove departamentos responsáveis, incluindo Administração de Dados Mestres, Engarrafamento, Fabricação, entre outros. Cada departamento tem suas tarefas específicas. Por exemplo, o Departamento de Administração de Dados Mestres é responsável pela Carga de PDS, Criação de Ordem, Criação e Divulgação do Código de ST, Dados Mestres de MP/ST, e outras atividades relacionadas.

Conforme mencionado, cada departamento dentro de cada Workflow tem seus próprios SLAs. Por exemplo, no WF01, o Portfolio and Demand Management tem um SLA de 3 dias, Planejamento de Materiais tem um SLA de 10 dias, Qualidade Corporativa tem um SLA de 10 dias, e o departamento com o prazo mais longo é o Engarrafamento, com um SLA de 47 dias. Isso significa que, uma vez que um WF é criado, o sistema calcula automaticamente a data de conclusão do projeto. Por exemplo, se você criar um WF01 em 07/11/2023, a data de conclusão será em 24/12/2023. Esses prazos já estão predefinidos em um banco de dados SQLServer.

O processo de gerenciamento de Workflow ocorre da seguinte maneira: 1. Registro de um novo Workflow: O usuário insere os dados do Workflow, como tipo de fluxo, planta, título, iniciativa, código SKU, SLA (calculado automaticamente) e prazo de disponibilidade do projeto, que é sempre igual ou maior que o SLA. Após a inserção dos dados, o sistema solicita documentos. Caso haja algum documento relevante, ele é anexado ao Workflow e armazenado em uma pasta com o código do WF. Por fim, o usuário revisa os dados e salva o Workflow, desencadeando o envio de e-mails para todos os usuários dos departamentos envolvidos.

2. Atualização do Workflow: Cada departamento tem a responsabilidade de inserir informações e documentos dentro de seus prazos específicos. Os usuários podem abrir uma atualização do WF, localizar o fluxo e inserir suas informações e documentos, garantindo que o processo siga conforme o planejado.

3. Gerenciamento de arquivos: Todos os departamentos envolvidos no Workflow podem fazer upload de arquivos a qualquer momento e também fazer o download para análise e correções.

4. Gestão do Workflow: O sistema fornece uma plataforma online com painéis contendo gráficos e tabelas para acompanhamento. Além disso, os dados podem ser exportados para o Excel para análises mais detalhadas.

Atualmente, essa ferramenta abriga mais de 4.750 Workflows registrados, envolve 22 departamentos e conta com mais de 400 usuários registrados. Ela atende a todas as plantas da Coca-Cola FEMSA no Brasil. Essa solução foi fundamental para melhorar a eficiência e o controle dos processos da empresa.